فایل اداری

امروزه به علت تکنولوژی، استفاده از کاغذ و اسناد نسبت به گذشته کمرنگ تر شده است اما هنوز هم به میزان زیادی در بسیاری از ادارات از اسناد و مدارک کاغذی استفاده می‌شود. این کاغذها و فاکتورها نیازمند محلی برای قرار گیری هستند که علاوه بر مرتب کردن فضای دفتر کار شما، هم به راحتی قابل دسترسی باشند و هم امکانات دیگری را نیز دراختیار شما قرار دهند.

اینجاست که نیاز به فایلینگ احساس می‌شود تا هم سر و سامانی به محیط بدهید و نظم را در اتاق پیاده کنید و هم زیبایی به دفتر خود ببخشید؛ به خصوص اگر فایل شما با میز اداری شما هماهنگ باشد. بایگانی فرآیند جمع آوری، تنظیم و نگهداری سوابق اصلی یا نسخه‌های اصلی مدارک است که هر زمان که به آن‌ها نیازی داشته باشید به راحتی قابل دسترسی باشند.

فایل اداری چیست؟

فایل اداری به کمدی می‌گویند که شما می‌توانید به سادگی هر گونه اسناد و هر وسیله ی دیگری اعم از وسایل شخصی که در محل کار استفاده می‌کنید را در آن جای بدهید. در واقع یک کمد فایلینگ برای نظم و سر وسامان دادن به محیط استفاده می‌شود و از وسایل بسیار ضروری محیط اداری به حساب می‌آید.

علاوه بر آن، زیبایی یک فایلینگ چوبی در محیط که با مبلمان اداری مجموعه ست و همانگ شده باشند را نمی‌توان نادیده گرفت. یک فایل اداری باید فضای کافی در اختیار شما قرار دهد و هر قسمتی از آن مناسب همه نوع وسیله‌های شما باشد. فایل اداری های ایستا انواع مختلفی دارند و مخصوص هر نوع کاربری ای هستند.

در کشوهای مختلف یک فایلینگ برند ایستا شما می‌توانید لوازم تحریر و لوازم شخصی خود را در آن‌ها جای بدهید. در کشوهای دیگر تجهیزاتی برای نگهداری زونکن و پرونده‌ها قرار داده شده که کار شما را بسیار ساده می‌کنند.

بیشتر ما کابینت‌های اداری را به عنوان وسایلی تصور می‌کنیم که متعلق به شرکت و یا دفتر کار هستند. اما با بیشتر و بیشتر کار کردن افراد در خانه و افزایش شغل‌های فریلنسری که از هشت ساعت به تمام وقت هم تغییر می‌کند، داشتن مبلمان اداری خانگی اختصاصی برای اسناد و مدارک کاری خود می‌تواند به شما آرامش واقعی دهد و به شما اجازه می‌دهد تا به طور مشخص تعادل کار و زندگی شما (حتی وقتی از لحاظ فنی در یک مکان قرار دارند) حفظ شود.

در اصل همه‌ی کمدهای بایگانی کار یکسانی را می‌کنند: ذخیره سازی.

اما یافتن بهترین کشوی اداری برای شما که با نیازها و تنظیمات خاص محل کار شما ارتباط داشته باشد، مهم است. شما ابتدا قبل از خرید باید سوالات زیر را از خود بپرسید و مشخص کنید که دقیقا به چیزی احتیاج دارید:

• آیا کشوی اداری ای که قابلیت جابه جایی آسان داشته و بتوان آن را از اتاقی به اتاق دیگر منتقل کرد نیاز دارید؟
• درباره اسناد حساس و فوق العاده مهم که باید در برابر آتش حفظ شوند، چه می‌کنید؟
• آیا به کشوی اداری ای نیاز دارید که قفل شود؟
• آیا شما از ظاهر سختگیرانه و کاملا تجاری فایلینگ‌ها بایگانی فلزی خوشتان می‌آید یا اینکه چیزی گرمتر و متنوع تر مانند چوب را ترجیح می‌دهید؟
• آیا کشوهای اداری عمودی رو به بالا و پایین کلاسیک را دوست دارید، یا فایلینگ‌های جانبی را که دارای کشوهایی که به صورت عریض هستند، ترجیح می‌دهید؟
• و یا شاید به جای جستجوکردن برای یافتن کشوی اداری مناسب، میزی را بخواهید که این آپشن‌ها را داشته باشد و یا بتوانید همزمان کمد اداری و فایل اداری مورد نیاز خود را به سادگی تهیه کنید؟

اگر به دنبال سازمان دهی جدی برای محل کار خود هستید، می‌توانید از اینجا شروع کنید. در ادامه ما همه ی این موارد را بررسی کرده ایم پس با ما همراه باشید.

ویژگی‌های فایل کشویی چوبی خوب

یک فایلینگ باید بتواند همه‌ی خواسته‌های شما را به عنوان یک کمد زونکن و کمد بایگانی برطرف کند. طراحی یک فایلینگ باید به گونه‌ای باشد که چیدن لوازم را آسان تر کند. در فایلینگ‌های ایستا قسمتی برای قرار دادن زونکن‌ها و قسمتی برای قرار دادن وسیله‌های دیگر تعبیه شده است.

فایل‌های اداری ایستا دارای قفل مرکزی است و در صورت نیاز شما می‌توانید تنها با قفل کردن یک کشو بقیه کشوها را نیز قفل کنید.

‌

کشوی اداری

کشوی اداری ، کمد فایل اداری و... همان فایلینگ اداری هستند و در صنعت مبلمان اداری از کلمه ی فایلینگ برای این الفاظ استفاده می‌شود. کشوهای اداری انواع مختلفی دارند مانند؛ کشو سه طبقه اداری ، کشو فلزی اداری ، کشو 4 طبقه اداری و ...

شما برای انتخاب کشو فایل اداری ابتدا باید برای محل کار خودتان نیاز سنجی انجام دهید و بدانید که در کجا و برای قرار دادن چه نوع وسیله ای به کشوی اداری احتیاج دارید. اینکه بخواهید فایل را در زیر میز، کنار میز و یا به طور مستقل استفاده کنید و یا اینکه برای قرار دادن لوازم شخصی و یا برای قرار دادن اسناد و یا هر گونه وسیله‌ی دیگر بخواهید از فایل اداری استفاده کنید.

فایل اداری دست دوم

یک کمد زونکن یا فایل اداری قرار نیست فقط کمدی باشد که وسایل را در آن بریزید و از شر کاغذهای دورتان خلاص شوید؛ بلکه ست بودن یک فایلینگ اداری با میز شما که حتی قابلیت جا نمایی در زیر میز شما را نیز داشته باشد و کشوهای سالمی داشته باشد و به شما در مرتب کردن و نظم دادن به پرونده‌ها کند مد نظر است.

یک فایل اداری دست دوم فقط هزینه‌ی اضافی برای شما در بر دارد و بعد از چند وقت مجبور به خرید فایلینگ های دیگر می‌شوید. پس در ابتدا سعی کنید مناسب ترین محصول با مناسب ترین قیمت و همچنین انتخابی عاقلانه داشته باشید که در آینده دچار مشکل نشوید.

میز اداری کشو دار

اگر به خرید فایلینگ به صورت جدا فکر نمی‌کنید می‌توانید میزهایی را انتخاب کنید که ویژگی ذخیره سازی را داشته باشند. مثلا برخی از میزهای ایستا دارای ال میز هستند و فایلینگ هایی به طور اختصاصی باتوجه به طراحی میز در خود این میزها تعبیه شده است. برخی دیگر از میزهای ایستا در زیر میز فایلینگ دارند که در فضای محل کار شما باعث بهینه سازی در چیدمان می‌شود.

اصولا همه ی محصولات ایستا قابلیت سفارشی شدن را دارند و شما می‌توانید با توجه به چیدمان و اندازه محل کار خودتان، آن محصولی که مد نظرتان است را سفارش دهید. منظور برخی از میز اداری کشو دار فقط کشوهایی است که وسایل شخصی و چند اسناد را می‌توان در آن‌ها قرار دارد.

اما اگر شما علاوه بر وسایل شخصی، پرونده‌ها و زونکن نیز برای قراردادن دارید می‌توانید از میزهای ال ایستا خریداری کنید که برخی حتی محلی برای کیس، لوازم تحریر، سطل آشغال و .... دارند. حتی میزهای مدیریت ایستا آپشنال هستند و به علت مشغله ی زیاد کاری مدیران امکانات بیشتری را ارائه می‌دهند. برای مثال در کشوی میز مدیریت می‌توانید گاو صندوق دیجیتال را که در کشو جا نمایی می‌شود را سفارش دهید.

اهداف تشکیل و استفاده از فایل اداری برای بایگانی

• برای جمع آوری و حفظ اسناد

یک شرکت اسناد مختلفی را دریافت و ارسال می‌کند؛ بنابر این باید این مدارک در کمد فایلینگ مناسبی بایگانی شوند. با این کار اسناد و مدارک هم از گرما، رطوبت، حشرات و همچنین سرقت مصون می‌مانند.

• ترتیب و طبقه بندی اسناد

اگر شما فایلینگ مناسبی داشته باشید و این فایلینگ جای زونکن هم داشته باشد به راحتی می‌‌توانید مدارک را طبق نیاز و به ترتیب‌های مختلف حروف الفبا، عددی، موضوعی، جغرافیایی و زمانی و ... مرتب و طبقه بندی کنید.

• برای ارائه اطلاعات

بایگانی اطلاعات و استفاده از فایلینگ مناسب، اسناد مهمی را حفظ می‌کند که به تصمیم‌گیری‌ها، تدوین برنامه‌ها و سیاست‌ها و کنترل نتایج کمک می‌کنند. هر زمان که لازم باشد اطلاعات را به کارمندان، سهامداران، دولت و مقامات مربوطه ارائه می‌دهد.

 ‌

تفاوت قیمت فایل چوبی 4 کشو و قیمت فایل 3 کشو چوبی

فایل 4 طبقه اداری بسیار جا دار و کاربردی برای ذخیره سازی هر گونه وسیله و یا اسناد است. این فایل‌ها می‌توانند با دیگر تجهیزات اداری موجود در اداره شما ست شوند و به تنهایی و یا در کنار میز پذیرش یا میزهای مدیریت و میزهای اداری دیگر به کار روند. همچنین این کشوی اداری می‌تواند به عنوان کمد بایگانی برای شما در انبار یا در هر جای مکان کاری و یا محل کار شما در خانه نیز به کار روند.

کمد سه کشوی اداری پر کاربردترین کشوی اداری است. به این دلیل که این کشوهای اداری کاربردهای مختلفی دارند و در هر جای آفیس شما جای می‌گیرند. کمد سه کشوی اداری به دلیل ارتفاع کمی که دارد به راحتی در زیر میز اداری شما جای می‌گیرد. این کشوی اداری می‌تواند در کنار میز شما قرار بگیرد و مانند ال میز شود.

برخی از این فایل‌های اداری در قسمت زیرین دارای چرخ هستند و جا به جایی را برای شما آسان تر می‌کنند و می‌توانید در هر فضایی که می‌خواهید از آن‌ها استفاده کنید. و ارزان تر از فایل‌های 4 کشو هستند. به دلیل اینکه در فایل 4 کشو چوب بیشتری به کار رفته پس منطقی است که قیمت بیشتری نسبت به فایل 4 کشو داشته باشد.

اهمیت داشتن فایل اداری

تشکیل بایگانی و نگهداری از آن در فایلینگ اداری مناسب یکی از اصول مهم است. اهمیت نگهداری درست و مناسب از اسناد به صورت زیر است:

1)حفظ سوابق شرکت

یک دفترخانه اسناد مختلف اعم از نامه‌ها، گزارشات، فاکتورها و سایر اسناد کتبی را دریافت و ارسال می‌کند. این اسناد و مدارک مهم باید از هر گونه آسیب دور بمانند.

2)سرعت در انجام کارهای دفتری

فایل اداری مناسبی که بتوان بایگانی کردن را به طور مناسبی در آن اجرا کرد، بسیار مهم است و به  دستیابی اطلاعات بدون از دست دادن زمان در آینده کمک می‌کند.

کمد فایل اداری به افراد امکان می‌دهد تا سوابق و اطلاعات را به موقع پیدا کنند و به انجام سریع اقدامات کمک می‌کند. بنابراین، پرونده سازی به انجام کارهای اداری را روان و ساده می‌کند.

‌

3)ارائه شواهد

یک فایل کشویی چوبی پر از مدارکی است که ارائه دهنده شواهدی برای حل سوء تفاهم و اختلاف بین اشخاص و طرف‌های مختلف است. یک فایل اداری خوب علاوه بر مرتب نگه داشتن و محافظت، باعث تسریع این امر نیز می‌شود.

4)حفظ زیبایی دکوراسیون محیط کار

با داشتن یک کمد بایگانی و فایل اداری زیبا و شکیل که به درستی طراحی شده و با محیط کاری شما سازگار است می‌توانید به سادگی چهره زیبایی به شرکت خود ببخشید.

 ‌

‌

شرایط تشکیل فایل و بایگانی خوب

 یک فایل اداری خوب که بتواند انتظارات شما از یک فایلینگ را برطرف کند باید دارای ویژگی‌هایی باشد که در ادامه به آن‌ها اشاره کرده ایم.

‌

1)فضای کمی اشغال کند

سیستم فایلینگ و بایگانی باید جمع و جور باشد و در عین حال فضای خوبی برای جا گیری زونکن و دفاتر و دیگر اسناد بدهد. فایل اداری نباید فضای غیر ضروری را اشغال کند.

 ‌

2)از لحاظ اقتصادی به صرفه باشد

فایل اداری و اجرای سیستم بایگانی بایستی هزینه کمتری داشته باشد. هزینه نصب و راه اندازی سیستم بایگانی باید تا حد ممکن کم باشد.

3)ایمنی خوبی داشته باشد

سیستم بایگانی باید از اسناد و پرونده‌ها در برابر حشرات، آب، آتش، گرد و غبار، سرقت و غیره محافظت کند. اسناد حفظ شده باید به مدت طولانی در فرم اصلی موجود باشد.

4)انعطاف پذیر باشد

سیستم بایگانی باید انعطاف پذیر باشد یعنی باید بتوانید در آینده در صورت تغییر نیاز به دفتر، پرونده ها در آینده اضافه یا حذف شوند.

‌

5)طبقه بندی مناسب و کارآمدی بتوان اجرا کرد

اگر یک فایل اداری مناسب داشته باشید؛ تحت یک سیستم بایگانی مناسب، پرونده ها و اسناد باید در طبقه بندی مناسب نظیر روش‌های عددی، حروف الفبا، جغرافیایی، تقویمی و غیره مرتب شوند. آن‌ها باید بر اساس ماهیت و حجم فعالیت‌های کسب و کار طبقه بندی شوند.

6)دسترسی راحتی داشته باشد

در یک سیستم بایگانی و فایلینگ مناسب، نامه‌ها و اسناد مورد نیاز باید با حداقل زمان برای جستجو و تلاش قابل دسترسی باشند. بایگانی باید ساده باشد و برای همه کارمندان قابل استفاده باشد. حتی توسط منابع انسانی غیر ماهر نیز باید به راحتی درک و اداره شود.

در آخر سعی کنید هنگام خرید فایل اداری به تمام نکاتی که در این مقاله به آن‌ها اشاره شد توجه ویژه داشته باشید تا محصولی باکیفیت بالا و خریدی خوب داشته باشید.

برای مشاوره و خرید بهترین و مناسب ترین فایل اداری می‌توانید با شماره 02188771330 تماس حاصل فرمایید و با تیم مبلمان اداری ایستا در ارتباط باشید. شرکت ایستا با سابقه سال‌ها حضور در عرصه تجهیز محیط‌های اداری تجربه‌های منحصر به فردی را برای مشتریان خود رقم زده است.