طراحی چیدمان میز مرکز تماس

امروزه شرح وظایف شغلی و عملکرد روزانه ی کارکنان مراکز تماس مدرن، تغییر کرده است و خدمات طراحی دکوراسیون اداری در این سازمان ها، باتوجه به نیازها و مسوولیت های شغلی پرسنل، تعریف می شود. اگر به چگونگی طراحی چیدمان میز مرکز تماس در سازمان ها و ادارات مختلف، علاقمند هستید، این مقاله را تا انتها مطالعه نمایید. 

مرکز تماس یا کال سنتر (call center) چیست؟

کال سنتر یا مرکز تماس، یک بخش مخصوص در سازمان و شرکت ارائه دهنده ی خدمات است. معمولا در این بخش کارمندان وظیفه ی تعامل با مشتریان کسب و کار یا راهنمایی و پاسخگویی به سوالات و نظرات دریافت کنندگان خدمات را برعهده دارند. پشتیبانی مشتری، پردازش سفارش، ایجاد ارتباط با بخش های مختلف، فروش کالا و خدمات و رسیدگی به نظرات، پیشنهادات و شکایات مخاطبین از جمله ی مهم ترین وظایف کارکنان مراکز تماس است. 

ویژگی های میز مرکز تماس

معمولا واحدهای ارائه دهنده ی خدمات تلفنی، فضایی محدود و شلوغ دارند و باتوجه به حجم مشتریان و مخاطبان، تعدادی کارمند در آن به فعالیت مشغول می شوند. میزهای اداری در مراکز تماس معمولا کوچک و با حداقل ابعاد و اندازه است. البته این اندازه باید تا حدی باشد که نیازهای فردی کاربر را تامین نماید. 

یکی از محبوب ترین و به صرفه ترین انواع میز اداری که در مراکز تماس یا کال سنترها مورد استفاده قرار می گیرد، میز کار گروهی است. میز گروهی یا میز مشترک معمولا به صورت میز کار دو نفره، میز کار چهار نفره و میز کار شش نفره تولید می شود. 

معمولا از میز کار گروهی به عنوان میز مرکز تماس یا میز کال سنتر استفاده می شود. ابعاد میز کار گروهی به شکلی طراحی می شود تا حداقل فضا را اشغال نماید. ضمن این که در این میز اداری پرسنلی، برخی از قطعات، مثل پایه های میز به شکل مشترک تولید می شوند و باعث کاهش قیمت میز گروهی می شوند. 

مانند هر میز اداری دیگر، بهتر است در هنگام انتخاب و خرید میز مرکز تماس، به فضای ذخیره سازی مورد نیاز پرسنل توجه داشته باشید. وجود فایل بایگانی کشودار و قفسه اداری در داخل میز کار، باعث می شود کاربر راحت تر بتواند وسایل شخصی و مدارک اداری را سازمان دهی کند. 

از نظر جنس و متریال مانند اغلب میزهای اداری که امروزه در سازمان ها، شرکت ها و ادارات به کار می رود، میز اداری ام دی اف، بهترین گزینه است و سطوح صاف و غیر متخلخل آن ها، پاکیزگی و نگهداری را به ساده ترین شکل، امکان پذیر می سازد. 

حتما از میز و صندلی ارگونومیک برای پرسنل کال سنتر یا مرکز تماس استفاده نمایید تا فشار و زمان طولانی کار، در درازمدت آسیب جسمی به سلامتی آن ها وارد نکند. 

نحوه ی چیدمان میز مرکز تماس یا میز کال سنتر

شیوه ی طراحی چیدمان مبلمان اداری و به خصوص میزهای اداری مراکز تماس، در مرحله ی اول به شکل فضایی که در اختیار دارید، بستگی دارد. اگر زمین دفتر شما، طول زیاد و عرض کم داشته باشد یا گوشه هایی با زوایای غیراستاندارد در آن وجود داشته باشد، ممکن است نتوانید بعضی از طرح های چیدمان میز کار را اجرا نمایید. در این صورت مدل های چیدمان میز مرکز تماس، برای فضای شما محدود خواهد شد. 

در اینجا به برخی از طرح های چیدمان میزهای اداری مشترک در مراکز تماس اشاره می کنیم:

• طرح خطی

در طرح خطی، میزهای مرکز تماس به شکل ردیفی در کنار هم قرار می گیرند و معمولا یک دیوایدر یا جداکننده، فضای دو میز کار را از هم جدا می کند. این مجموعه میز کار گروهی، با توجه به فضای کار و تعداد پرسنل، می تواند یک یا چند ردیف باشد. پروژه ی مرکز تماس همراه اول که توسط شرکت ایستا طراحی و تولید شده است، یکی از نمونه پروژه های تولیدات میزهای گروهی است که با توجه به مساحت بالای فضای کار، در چندین ردیف اجرا شده است. 

در این نوع از چیدمان میز اداری، فشردگی نسبتا زیادی وجود دارد و در اشغال فضا، صرفه جویی قابل ملاحظه ای شکل می گیرد.  

• طرح اتاقک یا مکعبی

با ایجاد ایستگاه کاری یا ورک استیشن (work station)، می توان کاربران میز مشترک یا میز چند نفره ی مرکز تماس را در اتاقک های جداگانه گروه بندی کرد. با توجه به ابعاد میز و ایستگاه کاری ایجاد شده، می توان تعداد کارمندان را برای هر فضا در نظر گرفت. معمولا هر ایستگاه کاری با پارتیشن نیمه یا میز پارتیشن اداری از ایستگاه های کاری کناری، جدا می شود.

در ورک استیشن مکعبی، تعداد افراد داخل ایستگاه با یکدیگر تعامل داشته و باید بتوانند ضمن همکاری با یکدیگر، به حریم شخصی هم احترام بگذارند. 

• طرح نقطه ای یا مرکزی

در این طرح، ایستگاه کاری، حول یک نقطه ی مرکزی شکل گرفته و معمولا شامل سه یا چهر میز است. ایستگاه های کاری نقطه ای از یکدیگر فاصله داشته و معمولا مرزبندی مشخصی برای آن ها وجود ندارد. به دلیل حفظ فاصله، استفاده از این چیدمان به فضای وسیعی به عنوان دفتر کار باز یا اوپن آفیس نیاز دارد و در مساحت های کم، بهره وری لازم را نخواهد داشت. 

چند توصیه برای داشتن یک مرکز تماس ایده آل

1. از رنگ های شاد و روشن در مبلمان اداری و میزهای کار استفاده نمایید تا فضا بزرگ تر و روشن تر به نظر آید. 
2. دیوایدرها یا جداکننده ها، در افزایش بهره وری کارکنان کال سنتر، نقش مهمی دارند و حداقل فضای شخصی را در اختیار آنان قرار می دهند. ولی بهتر است به لحاظ زیبایی شناسی از دیوایدر های شیک و مدرن استفاده کنید. 
3. یکی از ویژگی های یک مرکز تماس مطلوب، سرعت و دقت پاسخ گویی کارمندان به مشتریان تلفنی است. بنابراین بهتر است تمام شرایط وامکانات لازم برای فعالیت درست شغلی ایشان وجود داشته باشد.
4. شما می توانید از میز مرکز تماس خود و ایستگاه های کاری ایجاد شده، به شکل هیبریدی استفاده کنید. به این ترتیب ازدحام و شلوغی شرکت، کاهش یافته و رشد بیماری های واگیردار، متوقف می شود. 
5. استفاده از نور طبیعی به کمک پارتیشن های شیشه ای و گیاهان آپارتمانی محیط کار را فراموش نکنید. یک مرکز تماس مدرن برای حفظ پویایی و تشویق پرسنل به فعالیت، لازم است در حد ممکن از طراحی بیوفیلیک یا طبیعت گرا استفاده کند. 

درصورتی که میز مرکز تماس مناسب خود را نیافته اید، با ما تماس بگیرید و از مشاوره ی رایگان کارشناسان ما بهره مند شوید تا آن ها بهترین میز های کار اداری را به همراه کاربردی ترین روش های طراحی چیدمان دفتر کار، به شما پیشنهاد دهند.