فضای اداری مورد نیاز برای دفتر کار

خرید یا اجاره ی یک فضای اداری، یکی از بالاترین هزینه ها برای اغلب مشاغل است. هر متر مربع از زیربنای یک دفتر تجاری اداری، قیمت هنگفتی دارد و بهتر است این شرایط اقتصادی در هنگام اجاره یا خرید دفتر کار، مد نظر قرار گیرد. اندازه ی مساحت دفتر کار، به تعداد افراد آن سازمان و طراحی و چیدمان فضای اداری بستگی دارد. محاسبه ی متراژ فضای اداری دفتر کار، براساس اصول استاندارد آن، انجام می شود که مکتوب و منتشر شده است. لذا همه ی طراحان و کارفرمایان موظفند در هنگام طراحی فضای اداری دفتر کار، این اصول و قوانین محاسباتی را در نظر داشته باشند. 

در این مقاله به این موضوع می پردازیم که در هنگام طراحی دفتر کار کوچک یا طراحی دفتر کار لاکچری، به ازای هر کارمند، به چه اندازه فضا نیاز داریم. بدیهی است که شما در دکوراسیون دفتر کار مدرن، می توانید از اتاقک، دفاتر خصوصی، ایستگاه های کاری گروهی و یا ترکیبی از هر سه استفاده کنید و تخمین مقدار فضای مورد نیاز براساس همه ی این طرح ها می باشد.  

چه مقدار فضای اداری نیاز دارید؟

فضای اداری دفتر کار برای هر فرد، به عوامل مختلفی بستگی دارد. فضای مورد نیاز هر کارمند، براساس نوع کار، نوع تجهیزات مورد استفاده توسط او، میزان فضای حریم خصوصی و سطح ملاقات هایی که با افراد خارج از مجموعه ی سازمانی انجام می دهد، تعیین می شود. 

طبق اطلاعات درج شده در کتاب نویفرت (Neufrt) آرشیتکت شناخته شده ی آلمانی، فضای مورد نیاز متوسط برای هر ایستگاه کاری تا سال 1985، 8 تا 10 متر مربع بود. این اندازه در آینده، 12 تا 15 متر مربع خواهد بود. 

یک دسته بندی که در اندازه های استاندارد این کتاب مطرح شده به این صورت است: 

• دفاتر مجزا، حداقل 8 تا 10 متر مربع
• دفاتر نقشه باز، حداقل 12 تا 15 متر مربع
• فضای رفت و آمد آزاد، حداقل 1.5 متر مربع به ازای هر کارمند، ولی حداقل 1 متر پهن باشد.
• حجم هوای اطراف، حداقل 12 مترمکعب، وقتی که بیشتر کارها در حال نشسته انجام شود و حداقل 15 مترمکعب، وقتی کارها ایستاده انجام شوند. 

برای تعیین این که به چه مقدار فضای اداری نیاز دارید، استانداردهای ذکر شده، تعداد کارمندان و اندازه کلی فضای اداری دفتر کار را باید در نظر بگیرید. به همین دلیل ما سه تعریف از اندازه ی فضا و مقدار فضای مورد نیاز هر فرد ارائه کرده ایم:

• فضای بزرگ (46-23 مترمربع به ازای هر کارمند): 

این فضای اداری دفتر کار، زمانی ایده آل است که بیشتر فضای شما از دفتر کار خصوصی و دفتر کار اجرایی تشکیل شده باشد. فضاهای بزرگ که چیدمانی با اتاق های مختلف و متنوع دارند، اغلب برای شرکت های حقوقی استفاده می شوند. مساحت تعیین شده برای هر کارمند براساس وجود حداقل مبلمان اداری مورد نیاز مانند میز کار اداری، صندلی اداری، کمد و فایل بایگانی و یا قفسه های دیواری محاسبه شده است. 

• فضای متوسط (23-14 مترمربع به ازای هر کارمند): 

دفاتر متوسط معمولا ترکیبی از اتاق ها و دفاتر خصوصی، اتاقک های ایجاد شده با پارتیشن اداری و دفتر کار باز یا اوپن آفیس هستند. در صورتی که از پارتیشن اداری شیشه ای در این دفاتر کار استفاده شود، فضا از آن چه هست بزرگ تر به نظر می آید و امکان عبور نور طبیعی از پارتیشن ها هم وجود دارد. 

• فضای کوچک (14-7.5 مترمربع به ازای هر کارمند):

این محدوده فضای شخصی، برای فضای اداری دفتر کار کوچک، تعریف شده است. معمولا طراحی دفتر کار کوچک را به صورت باز یا اوپن آفیس در نظر می گیرند. ردیف میزهای کار گروهی یا میز کار مشترک، در کنار یکدیگر قرار گرفته و حداقل فضای شخصی، در اختیار کارمندان است. چیدمان متراکم معمولا در مراکز تماس استفاده می شود. یکی از مزایای استفاده از طراحی متراکم و مشارکتی، امکان تعامل بیشتر بین کارکنان است. 

حال شما براساس نوع چیدمانی که در نظر دارید و فضایی که می توانید در اختیار هر کارمند قرار دهید، به راحتی و با ضرب کردن اندازه فضای مناسب هر فرد در تعداد کارمندان، فضای اداری مورد نیاز برای دفتر کار خود را محاسبه نمایید. 

برنامه ریزی برای اتاق های دفتر کار

به غیر از فضایی که برای کار کارمندان در اختیار آنان قرار می گیرد، فضاهای دیگری هم وجود دارد که محاسبه ی مقدار مساحت مورد نیاز آن ها، به نوع فعالیتی که در آن انجام می شود، بستگی دارد. بخشی از این انداز، به مبلمان اداری به کار رفته در هر فضا بستگی دارد. در ادامه به برخی از این فضاها اشاره می کنیم:

• اتاق کنفرانس و جلسه

مهم ترین مبلمان اداری که در اتاق کنفرانس استفاده می شود، میز کنفرانس است. معمولا اندازه ی میز کنفرانس از تعداد صندلی کنفرانس که دور آن قرار می گیرد، مشخص می شود. به همین دلیل در بسیاری اوقات مدل میز کنفرانس را با تعداد نفرات عنوان می کنند: مثلا میز کنفرانس چهار نفره یا میز کنفرانس شش نفره و ... 

برای هر صندلی کنفرانس حداقل 60 سانتیمتر و حداکثر 80 سانتیمتر در نظر گرفته می شود. مساحت محاسبه شده برای فضای مورد نظر هر فرد در اتاق کنفرانس، به صورت میانگین، 2.3 مترمربع است. 

در صورت نیاز به استفاده از صندلی های بیشتر در اتاق کنفرانس یا کردنزا و کمد اداری، یا هر محصول مبلمان اداری دیگر، باید به مساحت در نظر گرفته شده در طراحی اتاق کنفرانس، اضافه نمایید. 

• اتاق و دفتر کار مدیریت

باتوجه به اهمیت این اتاق در فضای اداری دفتر کار، محصولات مختلفی از مبلمان اداری را می توان در آن قرار داد. میز مدیریت، میز کنفرانس، مبل اداری، میز جلو مبلی و کردنزا از جمله ی این محصولات هستند.

معمولا میزهای مدیریت بزرگ ترین اندازه را در بین میزهای کار اداری دارند و اغلب به صورت ال دار ساخته می شوند تا مدیر، فضای ذخیره سازیِ کشوها و قفسه های بایگانی را در میز کار خود داشته باشد. 

یک میز کنفرانس کوچک که مدیر بتواند جلسه های خصوصی خود را در کنار آن برگزار نماید، از محصولاتی است که می توان در دفتر کار مدیریت قرار داد. 

اندازه ی فضای در نظر گرفته شده برای این اتاق هم 2.3 متر است، ولی با توجه به متغیر بودن تعداد افراد حاضر در اتاق مدیریت، اندازه ی این دفتر را برحسب اندازه و نوع مبلمان اداری خریداری شده، محاسبه نمایید. 

• فضای پذیرش

منطقه ی پذیرایی یا پذیرش، محدوده ای در فضای اداری دفتر کار است که مهمانان و مشتریان، در بدو ورود به شرکت و سازمان، در آن مستقر می شوند. به همین دلیل بهتر است بهترین طراحی فضای پذیرش را در دفتر کار خود داشته باشید.

یک میز پذیرش یا میز کانتر منشی، مناسب با ابعاد و اندازه ی فضای کار، می تواند نقش مهمی در جذب مشتری داشته باشد. ضمن این که به عنوان یک میز کار اداری، باید در طراحی کانتر پذیرش، نیازها و خواسته های کارمند یا منشی، مورد توجه قرار گرفته باشد. 

مبل راحتی اداری، صندلی اداری راحت و میز جلو مبلی، جزو ملزومات این فضا است و بهتر است از نور طیعی و گیاهان سبز را در طراحی دکوراسیون این فضا استفاده نمایید. 

بهتر است برای هر مهمان در فضای پذیرش حداق 5 متر مربع فضا داشته باشید. علاوه بر آن فضای خالی از مبلمان منطقه ی پذیرایی هم اهمیت زیادی دارد و بهتر است حتما این فضا را به منظور راحتی رفت و آمد افراد، به خصوص در ساعات شلوغی، مد نظر قرار دهید. 

چند نکته:

♦ از اتاق ها متناسب با مساحتشان کار بکشید و به فضای خالی برای هر اتاق توجه کنید! یک اتاق کار شلوغ با چیدمان مبلمان اداری متراکم، می تواند باعث کاهش رضایت کارمندان و در نتیجه کاهش بهره وری آنان شود.

♦♦ هنگام خرید یا اجاره ی دفتر کار خود، پس از محاسبه ی مساحت مورد نیاز، 15 تا 20 درصد به متراژ کل خود اضافه کنید، تا در صورت رشد تجارت و کسب و کارتان، به دلیل کمبود جا، مجبور به هزینه ها و دردسرهای انتقال به جای دیگر نشوید.   

♦♦♦ اهمیت استفاده از نور طبیعی را دست کم نگیرید! نورطبیعی از دیوارهای با رنگ روشن منعکس می شود و توهم فضای بیشتر را ایجاد می کند. به علاوه نور طبیعی به افزایش بهره وری و شادی کارکنان کمک می کند. 

راه اندازی دفتر کار

امیدواریم این مقاله به شما کمک کند تا استانداردهای اندازه ی دفتر را در تعیین فضای اداری دفتر کار خود در نظر بگیرید. 

برای خرید مبلمان اداری دفتر خود، محصولات شرکت ایستا را بررسی کنید و در صورت نیاز به مشاوره، با کارشناسان ما تماس بگیرید و از مشاوره ی رایگان آن ها بهره مند شوید.