اتاق کنفرانس باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد؟

اتاق کنفرانس یا اتاق جلسات یکی از مهمترین بخش‌های هر اداره‌ای است. سخنرانی‌های مهم شرکت، جلسات کاری و گروهی در این اتاق برگزار می‌شود. در برخی موارد شرکت‌ها برای ملاقات با مشتری نیز این اتاق را برای مذاکره انتخاب می‌کنند. اگر همه چیز در این اتاق مناسب باشد سود بسیار خوبی برای شرکت دربر خواهد داشت. در این مقاله مهمترین مواردی که باید در اتاق کنفرانس رعایت شود را برای شما آوردیم. با توجه به اهمیت و موقعیت مهم این اتاق طبیعی است که به فکر بهترین چیدمان برای آن باشید. با ما همراه باشید تا بهترین راهکارها را با یکدیگر بررسی کنیم.

میز کنفرانس

برخی به اشتباه تصور می‌کنند میز اتاق جلسات یا اتاق کنفرانس باید بسیار بزرگ باشد. دقت داشته باشید که اندازه این اتاق بسته به فضای دفتر شما است. میز انتخابی شما می‌تواند بسته به نیاز و فضا از دو تا 18 نفره باشد. میز کنفراس در این اتاق از اهمیت بالایی برخوردار است. روی میز جایی ست که همه یادداشت‌های خود را می‌نویسند. میز باید به اندازه‌ایی باشد که افراد زیادی بتوانند بدون ایجاد مزاحمت برای یکدیگر، کنار آن بنشینند.

اگر شما جز آن دسته شرکت‌هایی هستید که با مشتری در این اتاق ملاقات دارید، بهتر است که از میز بزرگ استفاده کنید. اینگونه مشتریان بیشتر باور می‌کنند که شما شرکتی بزرگ هستید. مورد دیگری که باید به آن توجه کنید، ارتفاع میز است. ارتفاع میز شما باید به گونه‌ایی باشد که برای همه افراد، دارای یک قد مناسب باشد. اینگونه افراد راحت می‌نشینند و راحتتر یادداشت می‌کنند. البته که شما نمی‌توانید همه را راضی نگه دارید، اما هدف راحتی بیشتر افراد است.

آخرین و مهمترین موردی که باید به آن دقت کنید جنس میز است. نوع متریال استفاه شده در ساخت میز مهم است. اینکه شما میز ام دی اف یا شیشه‌ایی یا ترکیبی از هر دو را انتخاب می‌کنید به فضای کاری شما بستگی دارد. مدرن یا کلاسیک بودن فضا نقش مهمی در انتخاب نوع میز دارد. فارغ از هر نوع میزی که انتخاب می‌کنید باید کیفیت میز جلسات عالی باشد و حتی به کیفیت متوسط راضی نباشید. معمولا در اتاق کنفرانس غذا یا میان وعده سرو می شود. جنس روکش میز کنفرانس ام دی اف باید در برابر ریخته شدن نوشیدنی یا مواد غذایی مقاوم باشد.

مقاومت بالا نسبت به خش پذیری یکی دیگر از ویژگی های لازم برای روکش میز کنفرانس است. بسیار پیش می آید که ابزار یا تجهیزات مورد استفاده در روی این میز اداری، به آن آسیب می زند. اگر برای انتخاب میز کنفرانس، نیاز به مشاور دارید با متخصصان در این زمینه تماس حاصل فرمایید.

صندلی‌ها در اتاق کنفرانس

صندلی کنفرانسی مناسب رکن بعدی در چیدمان اتاق کنفرانس است. بدیهی است که شما می‌خواهید مشتریان هنگام مذاکره راحت باشند. به همین دلیل باید از راحتی صندلی‌ها اطمینان حاصل کنید. برای انتخاب سعی کنید از صندلی‌هایی که پشتی قابل انعطاف و دارای چرخ هستند انتخاب کنید. اینگونه اطمینان پیدا می‌کنید که همگی راحت نشسته و تمرکز روی کار بیشتر است. یک نکته مهم این است که اگر اتاق کنفرانستان فقط مخصوص مشتریان است، سعی کنید صندلی مناسب و زیاد تهیه کنید. مشتریان شما وقتی تجربه خوبی در این اتاق کسب کنند، قطعا برای ادامه همکاری دوباره با شما ارتباط برقرار می‌کنند.

پروژکتور برای اتاق کنفرانس

ارائه خوب و درست به اندازه محتوا و حتی شاید بیشتر اهمیت دارد. اینکه شما طرح خوبی داشته باشید کافی نیست باید نمایش مناسبی نیز داشته باشید. ترکیب پرده نمایش و پروژکتور برای این اتاق بسیار ضروری است، اما اگر در جای درست قرار نگیرد فقط هدر دادن وقت و پول است. امروزه تقریباً تمام پروژکتورهای موجود در بازار از کیفیت بسیار خوبی برخورداراند، اما شما همیشه می‌توانید از تیم نصب مشاوره بگیرید. مشخصات اتاق کنفرانس از جمله محدوده اندازه صفحه مورد نظر، طول اتاق و ارتفاع سقف را به آن ها بدهید. با استفاده از این اطلاعات، آنها باید بتوانند توصیه بسیار خوبی به شما ارائه دهند.

از کرکره بین شیشه‌های دوجداره استفاده کنید. نصب پارتیشن‌های شیشه‌ای مات به همراه درب مناسب در اتاق‌های کنفرانس، اتاق جلسات اجرایی یا هر فضای مهم برای حفظ محیط کار خصوصی و صرفه جویی در مصرف همزمان بسیار ایده آل است. اگر برای اتاق کنفرانس، پارتیشن اداری ام دی اف انتخاب نموده اید، می توانید با خیالی آسوده جلسات محرمانه را در آن برگزار نمایید. پارتیشن ام در اف به خصوص اگر پارتیشن دوجداره ایستا باشد، در مقابل عبور صدا بسیار مقاوم است. 

صدای اتاق کنفرانس

تهیه بلندگوهای با کیفیت در اتاق کنفرانس عامل دیگری است که می‌تواند سخنرانی‌های شما را خوب یا خراب کند. شاید شما هم به جلسات کنفرانسی رفته باشید که صدا را به دلیل خراب بودن بلندگوها نتوانسته باشید بشنوید. این برای همه کسانی که در جلسه حضور دارند ناامید کننده است. داشتن فضای مناسب خوب است اما اگر حضار نتوانند سخنرانی را بشنوید همه چیز خراب می‌شود.

اگر اتاق کنفرانس بزرگتری دارید، قطعاً به ایجاد صدای بلند نیز احتیاج دارید. یک اتاق کنفرانس کوچک تر را می‌توان با دو بلندگوی بزرگ تجهیز کرد، اما این می‌تواند نازیبا باشد و فضای زیادی را اشغال کند. به یاد داشته باشید بلندگوهای با کیفیت بالا می‌توانند گران قیمت باشند، اما کیفیت صدای ارائه شده بسیار بهتر از مارک ارزان‌تر است.

دریچه ی عبور سیم تعبیه شده بر روی میزهای کنفرانس اداری ایستا، به شما کمک می کند تا برای هریک از شرکت کنندگان، میکروفون در نظر بگیرید، بدون این که میز کار مدرن و زیبای جلسات، با سیم های درهم و برهم، شلوغ و به هم ریخته شود. 

اگر شما نیاز به کمک برای انتخاب میز ایده آل خود دارید و یا اگر می خواهید در مورد خدمات ما اطلاعات بیشتری کسب کنید، می‌توانید با شماره 982188701330+  تماس بگیرید و یا به info@ista1.com  ایمیل ارسال کنید.