چرا اتاق کنفرانس برای کسب و کار شما ضروری است؟

در یک مجموعه ی کاری، مبلمان اداری مختلف و متنوعی برای پرسنل وجود دارد که به کمک آن ها وظایف شغلی شان را انجام می دهند. اما شاید هیچ کدام از آن ها به اندازه ی میز کنفرانس که در اتاق کنفرانس قرار می گیرد، در رشد و توسعه ی ایده ها و برنامه ها موثر نباشد. وقتی افراد مختلف در این فضا دور میز کنفرانس می نشینند و درباره ی موضوعات و برنامه های مختلف صحبت می کنند، احتمال شکل گیری طوفان فکری و بروز ایده های خلاقانه، بیش از هر زمان دیگری است. 

اگر اتاق کنفرانس دفتر کار خود را بی استفاده گذاشته اید و منتظرید تا جلسات خیلی خاص در آن برگزار کنید، روش خود را تغییر دهید. اجازه دهید تا کارمندان، جلسات کاری خود را در آن جا برگزار کنند و از تجهیزات اتاق کنفرانس استفاده نمایند. مطمئن باشید بهترین فرصت ها برای رشد کسب و کار از همین جلسات به دست می آید. 

مهم نیست که یک اتاق کنفرانس کوچک یا بزرگ داشته باشید. اتاق های کنفرانس واقعا این پتانسیل را دارند که نحوه ی درک و تعامل شما، اعضای تیم و مشتریانتان با شرکت را تغییر دهند. 

دلایل ضرورت اتاق های کنفرانس برای کسب و کار شما

بدون شک شما هم به دنبال افزایش سود و بهره وری تجارتی هستید که در آن سرمایه گذاری کرده اید. در این جا به دلایل ضرورت طراحی اتاق کنفرانس، در یک فضای اداری می پردازیم.

• همکاری

ممکن است گاهی جلسات آنلاین با مشتریان یا برخی از کارمندان بتواند به اصطلاح، کار را راه بیندازد، اما در حالت عادی و معمول جلسات حضوری، نتایج بهتری دارد. هریک از اعضای تیم شما در پشت میز کار اداری خود، به تنهایی کار می کند و وقتی از آن ها بخواهید تا عملکرد خود را بهبود ببخشند، به گفتگو و رایزنی با دیگر همکاران خود نیاز دارند. 

گرچه بهتر است برای گفتگوهای غیررسمی بین همکاران، از میز کنفرانس کوچک استفاده کرد تا حس صمیمیت، به افراد منتقل شود، ولی با هر میز جلساتی، برگزاری این دورهمی در اتاق کنفرانس مفید خواهد بود. طرح مشکلات کاری و ارائه ی پیشنهادات و راه حل های جدید، کارمندان را از سردرگمی و اتلاف وقت و انرژی در انجام وظایف شغلیشان، نجات می دهد. 

قیمت میز کنفرانس اداری

• نمایش فضای حرفه ای

ملاقات با مشتری در اتاق کنفرانس، به خصوص در دیدار اول، تاثیر حرفه ای زیادی دارد. اگر فضای جلسات شما با مبلمان اداری مدرن، مناسب و شیک، تجهیز شده باشد، مراجعین و بازدیدکنندگان تجاری، برای کسب و کار شما اعتبار و جایگاه بالاتری قائل می شوند. اگر در شرکت خود، جلسات ارائه ی گزارش عملکرد یا جلسات آموزشی شلوغ دارید، خرید میز کنفرانس بزرگ را در اولویت برنامه های خود قرار دهید. سیستم اتاق کنفرانس را به گونه ای طراحی کنید، که پاسخگوی نیازهای دیجیتال و تکنولوژیک جلسات مدرن امروزی باشد. 

کمد اداری و قفسه های بایگانی می تواند، فضای ذخیره سازی مورد نیاز جلسات را فراهم کند. جلسات کاری و آموزشی مربوط به کار با دورهمی دوستانه ی داخل کافی شاپ، متفاوت است و نحوه ی برگزاری آن می تواند پرستیژ کاری شما در حرفه و صنفی که در آن مشغولید را، افزایش دهد. 

در این جلسات، گفتگوهای انجام شده باید به خوبی ضبط و ثبت شوند. تصاویر پخش شده باید کیفیت قابل قبولی داشته باشند و تصاویر ضبط شده از جلسه، باید قابل ارجاع و استناد باشد. به همه ی این دلایل، طراحی اتاق کنفرانس اهمیت زیادی دارد. 

• حفظ حریم خصوصی

اگر فضایی که به اتاق کنفرانس اختصاص می دهید، اطلاعات حساس و محرمانه ی جلسات را در خود حفظ نکند، ممکن است به مرور در تجارت خود دچار مشکل شوید. امروزه در طراحی دکوراسیون اداری دفتر کار، بسیاری به اوپن آفیس یا دفتر کار باز روی آورده اند. ولی حفظ حریم شخصی افراد به حدی مهم و در عملکرد افراد موثر است که بازهم با دیوارهای جداکننده ی سبک یا پارتیشن اداری، فضاهای نیمه خصوصی ایجاد می شود. 

اتاق جلسات شما حتی اگر با پارتیشن شیشه ای یا پارتیشن ام دی اف، از بقیه ی فضا جدا شده باشد، باز هم فضای خصوصی محسوب می شود و شما می توانید گفتگوهای حساس را به آن جا ببرید. پارتیشن های دوجداره نسبت به پارتیشن تک جداره، عایق بهتری برای عبور صدا هستند. 

• افزایش بهره وری

اگر از سرو صدای محیط کار، کلافه شده اید و می خواهید در آرامش، صرفا روی کار خود تمرکز کنید، اتاق کنفرانس می تواند این فضا را در اختیارتان قرار دهد. اگر برای این اتاق، میز کنفرانس و صندلی ارگونومیک خریداری کرده باشید، هر کدام از پرسنل شما که از کار در محیط باز دفتر، خسته شده و بخواهد مسائل و اتفاقات مختلف، کمتر او را دچار حواس پرتی نماید، لب تاب یا هر ابزار کار خود را برداشته و به اتاق  کنفرانس می رود. به این ترتیب بهره وری شرکت شما هم افزایش می یابد. 

از سوی دیگر وجود فضایی آماده و مناسب که مبلمان اداری سازگار با شرایط در آن به کار رفته است، تمرکز شما را روی فعالیتی که می خواهید انجام دهید، افزایش می دهد. 

• راحتی دسترسی به امکانات

در هنگام تجهیز اتاق کنفرانس مدرن، امکانات مختلفی مانند دسترسی به وای فای (Wi-Fi)، ویدئو وال، ویدئو پروجکشن، سیستم صوتی شامل میکروفن و بلندگو، دستگاه های چاپگر مانند پرینتر و اسکنر و بسیاری امکانات دیگر، نصب و راه اندازی می شود.

وجود چنین اتاقی در مجموعه ی کاری شما، این اطمینان و آسایش فکری را برای همه ی اعضای تیم به همراه دارد که به محض نیاز به هریک از این تجهیزات، دسترسی به آن ها به سادگی امکان پذیر است. این آرامش خیال، استرس کاری را در افراد کاهش می دهد و وقت را برای انجام فعالیت های ضروری تر، آزاد می کند.

فقط تصور کنید اگر قبل از یک ارائه ی کار ناگهانی و پیش بینی نشده به مشتری، باید به دنبال وصل کردن کابل ها به دستگاه ها و تنظیم آپشن های آن ها برای پخش صدا و تصویر روی ال سی دی یا پرده ی ویدئو پروژکشن بودید، متحمل چه حجم از استرس و فشار روانی می شدید. 

این استرس می تواند تاثیر مخربی روی ادامه ی همکاری و فعالیت فرد داشته باشد و بهره وری او را  کاملا کاهش دهد. 

حتما حالا شما هم مانند ما به اهمیت وجود یک اتاق کنفرانس مدرن و مجهز در سازمان و شرکت خود پی برده اید. 

اگر قصد طراحی و تجهیز هر کدام از قسمت های اداری دفتر خود را دارید، با همکاران ما در شرکت ایستا تماس بگیرید تا بهترین مبلمان اداری همراه با کارآمدترین و به روزترین طراحی چیدمان اداری دفتر کار را براساس نیازها و شرایط کاری خود، دریافت نمایید.